Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Überblick und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten nur Daten, die für den Betrieb der Website, die Bereitstellung der Webanwendung, die Durchführung des Nutzungsvertrags, die Kommunikation und die Sicherheit erforderlich sind.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, insbesondere Konto, Anwendung und Plus-Abonnement.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen an sicherem, zuverlässigem und wirtschaftlichem Betrieb sowie Missbrauchsabwehr.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: soweit eine Verarbeitung ausdrücklich auf eine Einwilligung gestützt wird. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Es werden keine Werbe- oder Marketing-Tracker eingesetzt. Die in Abschnitt 3a beschriebene cookielose Reichweitenmessung dient ausschließlich der Verbesserung und dem sicheren, wirtschaftlichen Betrieb von WartungsPilot.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Die Website und Webanwendung werden über Firebase Hosting, einen Dienst von Google, bereitgestellt. Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteangaben, Referrer sowie Status- und Fehlerdaten verarbeitet werden. Dies ist erforderlich, um Inhalte auszuliefern, Angriffe abzuwehren und technische Fehler zu untersuchen.

Für die Anwendungsfunktionen nutzen wir außerdem Cloud Firestore, Cloud Storage for Firebase und Cloud Functions for Firebase. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Google Ireland Limited; Google LLC und weitere Google-Unternehmen können als Unterauftragsverarbeiter beteiligt sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz und Sicherheit in Firebase.

3a. Reichweitenmessung mit Umami

Wir verwenden eine selbst betriebene Instanz der datenschutzfreundlichen Analysesoftware Umami, um Aufrufe und die Nutzung von WartungsPilot in zusammengefasster Form zu verstehen. Erfasst werden insbesondere aufgerufene Seiten, Referrer, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, ungefähres Land sowie anonyme Ereignisse wie erfolgreiche Registrierungen, Anmeldungen, temporäre Zugangsfreigaben und abgeschlossene Wartungen.

Namen, E-Mail-Adressen, Betriebsdaten, Geräte, Wartungsinhalte und Dokumente werden nicht an Umami übermittelt. Umami setzt keine Cookies, erstellt keine geräteübergreifenden Profile und speichert die IP-Adresse nicht in der Analysedatenbank. Die Instanz und ihre PostgreSQL-Datenbank laufen auf einem von uns verwalteten Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: die bedarfsgerechte Verbesserung sowie der wirtschaftliche und sichere Betrieb.

4. Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Zur Registrierung und Anmeldung verwenden wir Firebase Authentication. Verarbeitet werden je nach Anmeldeart E-Mail-Adresse, Anzeigename, technische Nutzerkennung, Anmeldezeitpunkte, E-Mail-Bestätigungsstatus und sicherheitsbezogene Anmeldeinformationen. Passwörter werden nicht im Klartext an WartungsPilot übermittelt oder von uns ausgelesen.

Bei der optionalen Anmeldung mit Google erhält WartungsPilot die von Google freigegebenen Profildaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Google-Kontokennung. Die Anmeldung kann alternativ mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgen.

Firebase Authentication wird nach Angaben von Google ausschließlich aus Rechenzentren in den USA betrieben. Hinweise zu Drittlandübermittlungen stehen in Abschnitt 13. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Daten in der Webanwendung

Damit WartungsPilot funktioniert, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Betriebsname, Branche, Betriebsgröße und Einstellungen,
• Standorte, Geräte, Seriennummern, Wartungsintervalle und Zuständigkeiten,
• Dienstleister, Ansprechpartner und Kontaktdaten,
• Verträge, Fristen, Kosten und Notizen,
• Wartungsverläufe, Checklisten, Bearbeiter, Termine und Aktivitäten,
• Erinnerungseinstellungen und E-Mail-Empfänger,
• Tarif-, Speicher- und Abrechnungsstatus.

Diese Daten werden in einem dem Nutzerkonto zugeordneten Firmenbereich gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Kunden Daten anderer Personen eintragen, etwa Mitarbeitende, Ansprechpartner oder E-Mail-Empfänger, müssen sie selbst sicherstellen, dass dafür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht und die betroffenen Personen informiert werden. Soweit WartungsPilot solche Daten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet, ist der Geschäftskunde Verantwortlicher und WartungsPilot Auftragsverarbeiter.

6. Dokumente und Fotos

Im Plus-Tarif können Nutzer Dokumente und Fotos zu Geräten, Dienstleistern, Verträgen und Wartungsvorgängen hochladen. Dabei werden Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Zuordnung, Upload-Zeitpunkt und der Dateiinhalt verarbeitet. Die Dateien liegen in Cloud Storage for Firebase und sind durch den Firmenbereich und Zugriffsregeln geschützt.

Nutzer sollen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder andere für den Wartungszweck nicht erforderliche personenbezogene Informationen hochladen.

7. E-Mail-Erinnerungen über Resend

Plus-Nutzer können E-Mail-Erinnerungen ausdrücklich aktivieren und Empfänger sowie optionale CC-Empfänger eintragen. Ohne Aktivierung werden keine Wartungszusammenfassungen versandt. Für den Versand nutzen wir Resend von Plus Five Five, Inc.

Verarbeitet werden Empfängeradresse, gegebenenfalls Anzeigename, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie technische Versand- und Zustellinformationen. Öffnungs- und Klicktracking sind für WartungsPilot deaktiviert. Versandstatusdaten werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Resend löscht Kundendaten nach Beendigung des Resend-Vertrags nach den dort beschriebenen Fristen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die vom Kunden beauftragte Funktion und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für zuverlässige Zustellung und Fehleranalyse. Weitere Informationen: Resend Privacy Policy und Resend Data Processing Addendum.

8. Zahlung und Abonnement über Stripe

Während der öffentlichen Beta sind Zahlungen und neue Plus-Abonnements deaktiviert. Sobald Plus regulär buchbar ist, werden Nutzer beim Abschluss oder bei der Verwaltung des Abonnements zu sicheren Seiten von Stripe weitergeleitet. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird der Zahlungsdienst regelmäßig durch Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, erbracht. Stripe kann je nach Verarbeitung sowohl Auftragsverarbeiter als auch eigenständig Verantwortlicher sein.

Stripe verarbeitet insbesondere Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten, Transaktionsdaten, Geräte- und IP-Daten, Steuerinformationen sowie Informationen zur Betrugsprävention. Vollständige Karten- oder Kontodaten werden nicht von WartungsPilot gespeichert.

WartungsPilot speichert nur die für Zuordnung und Freischaltung erforderlichen Stripe-Kunden-, Abonnement-, Preis- und Statuskennungen. Technische Stripe-Ereignisdaten zur sicheren, doppelungsfreien Verarbeitung werden grundsätzlich nach 180 Tagen gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- und Steuerunterlagen können länger gespeichert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie für Betrugsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung und Stripe-Datenverarbeitungsvereinbarung.

9. Support und E-Mail-Kommunikation

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir Absenderadresse, Zeitpunkt, Betreff, Nachrichteninhalt und weitere freiwillig mitgeteilte Daten zur Bearbeitung des Anliegens. Die Supportadresse wird über Gmail von Google bereitgestellt.

Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Supportnachrichten werden gelöscht, sobald sie für das Anliegen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Cookies und technisch notwendige Browser-Speicherung

Die Webanwendung verwendet technisch notwendige Browser-Speicher wie Local Storage und Session Storage. Darin werden insbesondere Sitzungs- und Demo-Status, lokale Anwendungseinstellungen und ein lokaler Datenstand gespeichert. Firebase Authentication speichert Anmeldeinformationen lokal, damit angemeldete Nutzer nicht bei jedem Aufruf erneut ihre Zugangsdaten eingeben müssen.

Diese Speicherung ist für die ausdrücklich angeforderte Webanwendung erforderlich. WartungsPilot setzt keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein und erstellt keine Werbeprofile. Deshalb wird derzeit kein Einwilligungsbanner angezeigt. Nutzer können Browser-Daten über die Einstellungen ihres Browsers löschen; dadurch kann eine erneute Anmeldung erforderlich werden.

Bei einer späteren Weiterleitung zu Stripe gelten für die dortige Zahlungsseite zusätzlich die Datenschutz- und Cookie-Hinweise von Stripe. Die Stripe-Zahlungsseite wird nicht bereits beim bloßen Besuch der WartungsPilot-Landingpage geladen.

11. Sicherheit, Diagnose und Protokolle

Zur Erkennung technischer Fehler können gekürzte Fehlercodes, Fehlerkontext, Zeitpunkt, App-Version, Nutzer- und Firmenbereichskennung verarbeitet werden. E-Mail-Adressen und URLs werden vor der Speicherung aus Fehlermeldungen entfernt; Browser-Stacktraces und Dokumentinhalte werden nicht als Clientfehler gespeichert. Clientfehler werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht.

Weitere vorübergehende Sicherheitsdaten können zur Ratenbegrenzung, Signaturprüfung und Missbrauchsabwehr verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Speicherdauer, Export und Löschung

Konten und Anwendungsdaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Konto oder Vertragsverhältnis besteht. Nutzer können ihre strukturierten Kontodaten in der Anwendung exportieren und das Konto einschließlich des Firmenbereichs selbst löschen. Die Kontolöschung entfernt den Firebase-Nutzer, die operativen Firmenbereichsdaten und Dateien sowie die zugeordneten Versand- und Diagnosedaten; ein bestehendes Stripe-Abonnement wird dabei beendet.

Im Plus-Tarif werden gelöschte Stammdaten für die angebotene Wiederherstellung bis zu 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisch entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Abrechnungsunterlagen, bleiben unberührt. Soweit Daten in technisch geschützten Sicherungskopien enthalten sind, werden sie nicht wieder in den laufenden Betrieb übernommen und nach dem festgelegten Sicherungszyklus überschrieben oder gelöscht.

13. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Empfänger personenbezogener Daten können die oben genannten Dienstleister Google/Firebase, Resend und Stripe sowie deren geprüfte Unterauftragsverarbeiter sein. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Leistungserbringung, Sicherheit, Abrechnung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Bei Anbietern oder Unterauftragsverarbeitern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, können Daten in Drittländer übertragen werden. Solche Übermittlungen werden – je nach Anbieter und Verarbeitung – auf einen Angemessenheitsbeschluss, eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie ergänzende Schutzmaßnahmen gestützt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an triz.information@gmail.com gesendet werden. Zur Verhinderung unbefugter Auskünfte kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist regelmäßig zuständig:

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen geändert werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.